ESTATUTOS DEL SECRETARIADO DE ADMINISTRACIÓN

  Marco Referencial:

  1. Historia

            En 1989 la Hna. Rosa López, superiora general, presenta a todas las hermanas el Manual de Economía “que recoge nuestro estilo congregacional de administración plasmado en nuestras normas de vida”, elaborado “para que todas colaboremos a que resplandezca ese espíritu evangélico. En su presentación expresa que “así como a veces se pone mucho énfasis en gastar poco, de igual manera hay que ponerlo en llevar con diligencia y responsabilidad la administración y aunar las fuerzas para que las ecónomas puedan agilizar y hacer fructificar los bienes. Los bienes que administramos son en favor de las obras y personas encomendadas a la Congregación; para el culto divino y para ejercer la caridad”. Insiste en que “si obramos con claridad y unidad de criterios y nos esforzamos en poner todo en común, responderemos a la finalidad que tienen los bienes materiales”.

            El día 18 de enero de 1997, día del 50º aniversario de la erección canónica de la Congregación, la entonces Superiora General, Hna. Marina García, hacía la presentación del Manual de Economía, revisado y adecuado a la nueva estructura de la congregación en la reunión de superioras mayores de septiembre de 1996. En la presentación expresa “aunque este Manual no agota todos los casos administrativos, esperamos sea una ayuda práctica para superioras y ecónomas, y sobre todo facilite: la claridad en la presentación de cuentas, la adecuada utilización de los bienes materiales para aquellos fines que nos señalan las Constituciones (nº 204) y la expresión de nuestro peculiar carisma comunitario, que nos exige poner todo en común (cf. CC 209).

            La necesidad de elaborar el estatuto general del secretariado de Administración surge de la VI determinación: Reestructuración, del XII Capítulo General, donde se aprueba el Plan Estratégico ad experimentum, por seis años.

            En el trabajo realizado por el equipo dinamizador del proceso de reestructuración se vio la necesidad de ampliar el concepto de Economía al de Administración, teniendo en cuenta, además de los recursos económicos, los aspectos legales, recursos humanos, procuración de fondos a través de proyectos de cooperación, compras, inversiones, infraestructura y tesorería.

  1. Principios: nuestra apuesta, motivaciones y elementos propios de nuestra identidad
  • Los bienes temporales de la Congregación solamente deben usarse para aquellos fines para los que la doctrina de Cristo, la ordenación de la Iglesia y nuestro carisma permiten destinarlos: el culto divino, la honesta sustentación de la comunidad, las obras de apostolado y para ejercer la caridad (CC 204).
  • La administración económica de la Congregación se ha de organizar de tal modo que siempre y en todas partes resplandezca por su espíritu evangélico y se compagine perfectamente con el voto de pobreza y con la ley común del trabajo. Buscad primero su Reino y su justicia, y todas esas cosas se os darán por añadidura. “Lo primero hay que buscarlo como nuestro verdadero bien; lo segundo como algo necesario, por razón de ese verdadero bien” (CC 205).
  • Nuestro peculiar carisma comunitario nos exige poner en común los bienes temporales. Realizamos la comunicación de bienes a través de los organismos competentes, compartiendo cuanto tenemos y poseemos, ya que, si compartimos entre nosotras los bienes eternos, con mayor razón hemos de compartir los bienes que perecen (CC 209).
  1. Sujetos de la acción
  • Los miembros del secretariado: Hnas. Marisa Martínez (Administradora general), Martha Solanye Maldonado, Alaíde Bentes Triguero, Inés Zhang y Sandra Lizeth Escobar Ceballos.
  • Las superioras y ecónomas locales, las administradoras y representantes legales de cada país.
  • Todas las hermanas Misioneras Agustinas Recoletas.
  • Los asesores contables, jurídicos, laborales, financieros, inmobiliarios, tributarios, legales, etc.
  1. Documentos de referencia
  • Constituciones de las Misioneras Agustinas Recoletas (CC).
  • Directorio General de las Misioneras Agustinas Recoletas (DG).
  • Manual de Economía de las Misioneras Agustinas Recoletas (ME).
  • Determinaciones del XII Capítulo General.
  • Plan Estratégico de la Congregación para el período 2017-2023.
  • Líneas orientativas para la gestión de los bienes en los Institutos de vida consagrada y en las Sociedades de vida apostólica. Carta Circular CIVCSVA.
  • Economía al servicio del carisma y de la misión. Orientaciones. CIVCSVA.
  • Otros documentos.
  1. Marco Operativo: Clave de Vida: Objetivo General Estratégico.
  • Lograr una administración que permita la sostenibilidad de las comunidades y de los proyectos de misión de la congregación, desde la unidad de criterios, para que nuestro carisma MAR sea fortalecido.
  1. Opciones y Estrategias Congregacionales:

 

OPCIONES

ESTRATEGIAS

1.         Trabajar         con

presupuestos             de comunidades y de proyectos de misión

Elabora el presupuesto de ingresos y gastos, en correlación con el Proyecto Comunitario o de misión, indicando de dónde provendrán los recursos económicos, y presentarlo al Gobierno General.

Realiza y da a conocer el control presupuestal de los proyectos de forma trimestral.

Realiza el informe económico semestral (control presupuestal y balance) y lo presenta al gobierno general, a través de la administradora del país, cuando corresponda, para su revisión y posterior aprobación por el Gobierno General.

Evalúa periódicamente los procesos administrativos y la viabilidad de los proyectos.

2. Trabajar en equipo y facilitar una visión más amplia de la realidad económica, jurídica, legal, de recursos humanos, etc.

Consulta con la representante legal y la administradora del país respecto de las cuestiones legales, jurídicas, económicas, etc., que competen a la comunidad o proyecto de misión.

Consulta con los asesores en las diversas cuestiones que implican cada proyecto.

3.       Velar       por       el cumplimiento   de     las exigencias administrativas y legales de  cada país            y        los requerimientos    de   la Iglesia.

Tiene en cada país un cronograma de obligaciones fiscales, laborales, previsionales, etc.

Consulta con los asesores en las diversas cuestiones que se presenten.

Hace seguimiento de los procesos judiciales abiertos en cada país.

4. Elaborar proyectos de inversión con conciencia

4.1 Capacita hermanas para elaborar proyectos de inversión y busca asesoría al respecto.

ecológica y de obtención de nuevos recursos.

Hace un diagnóstico por países para estudiar posibilidades de proyectos en esos lugares.

Marca cronograma para la elaboración, ejecución y revisión de cada proyecto.

5.          Fomentar        la

preparación                  y

actualización             de hermanas en el área contable y administrativa.

Propone formación y actualización administrativo- contable a las hermanas de las comunidades.

Estudia y comparte las normativas de los gobiernos de los países y los documentos de la Iglesia que van surgiendo.

  1. Organización:

 

  1. Estructura y Equipos
  • El secretariado de Administración depende del Gobierno General y está coordinado por la administradora general.
  • Está formado por la administradora general y cinco miembros.
  • Se reúne dos veces al mes, y cuando sea necesario, para análisis de las diferentes situaciones que se presenten, estudio de proyectos de generación de nuevos ingresos, consultas sobre cuestiones puntuales de presupuestos o informes económicos presentados por las comunidades y administradoras de país, evaluación de la marcha económica de la congregación. Se levantará acta de cada reunión.
  • En los países donde hay administradora de país, las comunidades presentan sus presupuestos e informes económicos al Gobierno General a través de ella. La administradora del país los revisa con el equipo del país, donde hubiere, y da su parecer a la administradora general. La administradora general da su parecer al Gobierno General para la aprobación.
  • En los países donde no hay administradora del país, las comunidades presentan sus presupuestos e informes económicos al Gobierno General. La administradora general los revisa, hace las consultas y sugerencias pertinentes, y da su parecer al Gobierno General para la aprobación.
  • La función de los miembros del Secretariado es buscar asesoramiento sobre posibles fuentes de financiación de los diferentes proyectos de misión y comunidades, evaluar la marcha económica de la congregación, analizar las diferentes situaciones que se presenten, hacer seguimiento de las cuestiones pertinentes a este secretariado en los diferentes países.

1.1 Modelo de comunicación, presentación, revisión y aprobación de los presupuestos e informes económicos a nivel general.

 

  1. Perfil de Liderazgo y recurso humano necesario
  • Líder con espíritu emprendedor, iniciativa, visión de futuro, sentido ético y espíritu evangélico que compagine con el voto de pobreza y con la Ley común del trabajo (C.C. No. 205).
  • Conocimientos e interés en administración, contabilidad y finanzas.
  • Capacidad para planear, dirigir, gestionar y evaluar.
  • Capacidad de organización, responsabilidad y trabajo en equipo.
  • Capacidad para la toma de decisiones.
  • Interés por comprender las políticas económicas nacionales e internacionales de acuerdo a los sitios donde nos encontramos.
  • Apertura a los cambios, creatividad y actitud innovadora.
  1. Aspectos metodológicos esenciales
  • Previsión
  1. Cronograma de vencimiento de visas y pasaportes de las hermanas y formandas extranjeras.
  2. Cronograma de vencimiento de certificados y códigos (firma electrónica, código LEI, etc.).
  3. Cronograma de jubilaciones y pensiones.
  4. Cronograma de actualización de datos en el Registro de Entidades Religiosas.
  5. Cronograma de presentación de declaraciones juradas obligatorias.
  6. Necesidades de las hermanas de acuerdo a la edad.
  7. Necesidades de adaptación de las viviendas en función de las hermanas mayores y enfermas.
  • Planificación
  1. Presupuestos de comunidades y proyectos de misión.
  • Control
  1. Control presupuestal de comunidades y proyectos de misión.
  2. Control de alcance de objetivos propuestos.
  • Revisión
  1. Reajuste de partidas en los presupuestos.

A tener en cuenta:

  • Ley de Protección de datos (actualización) LOPD.
  • NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera).
  • Registro de Libros de Contabilidad e Inventarios.
  • Registro y archivo ordenado de aportes al Sistema de Seguridad Social o de Pensiones de hermanas y empleados.
  • Inventario de bienes de las comunidades.
  • Declaración de últimas voluntades de las hermanas (cuidados paliativos, recepción de los sacramentos, etc.).
  • Testamentos de las hermanas.
  • Terrenos: Escrituras de propiedad de los inmuebles.
  • Lucro cesante (impuestos y tasas/valor del terreno).
  • Catastro de inmuebles: Valor actualizado.
  • Certificados de libertad y tradición, paz y salvos, impuestos.
  • Centralización de gastos por país (telefonía móvil, luz, gas, para conseguir mejores precios).
  • Pago de arrendamiento por los predios de los colegios.