ESTATUTOS DEL SECRETARIADO SECRETARÍA- COMUNICACIÓN

1) MARCO REFERENCIAL

 HISTORIA

            Reconocemos en los orígenes de la Congregación, la importancia que se le dio a las comunicaciones, aprobaciones, permisos y otros elementos similares, en el proceso de fundación. Monseñor Francisco Javier Ochoa, dejó un claro testimonio del cuidado y exigente trabajo de las comunicaciones y de llevar adecuadamente, los documentos.

            Las propias cartas de Monseñor Ochoa nos informan acerca de la misión que se le había encomendado en China. No sólo da a conocer las insuficiencias que pasaban en dicho lugar, sino que comunica y comparte las noticias de cómo llegaba la extensión del Reino y la propagación del Evangelio a estas tierras.

            En el libro:” Cartas de Monseñor F. Javier Ochoa oar, desde el primer capítulo, él describe la situación de la Misión, agradece y se comunica con sus superiores para tomar decisiones[i]. Al mismo tiempo en algunos apartados de este mismo capítulo hace referencia a las dificultades que se encuentra en China: “No hay tampoco carreteras y las vías férreas contadísimas”[ii]. Cuando había prisa para adquirir algo como un terreno para poder edificar en la misión, o un asunto de gran importancia, monseñor aconsejaba que le escribieran por telégrafo, así le pide al padre Cueva.[iii] De la misma forma para mantenerse informado y actualizado, ruega a sus superiores que le manden a China los boletines[iv], así como la necesidad de tener pequeños misales que puedan transportar para las celebraciones a lo largo de la misión.

            En su momento el telégrafo fue uno de los medios que utilizó Monseñor para hacer llegar las noticias e informes más importantes, pero también se valió de la fotografía para animar a sus superiores y apostar así por la misión en China, cuando se estaba edificando la casa central.[v]

            Cuando Monseñor, ve que la misión en Kweithefu, necesita ayuda para seguir con la evangelización, no deja su creatividad a la deriva, sino que pone de manifiesto su inquietud en la edición de una Revista Misionera, llamada “TODOS MISIONEROS”[vi], así pone todas sus fuerzas y se enfocan a los medios de comunicación de su tiempo, como es la prensa escrita y las fotografías de sus niñas chinas. Por eso todo su afán le ayuda a comprar una imprenta para dicho fin[vii].

            Monseñor trata ante todo de compartir lo que sucede a diario en la misión, con esfuerzos y privaciones como él mismo lo menciona, obtiene una cámara para poder enviar a sus hermanos que están fuera de China unas fotos de las niñas huérfanas, así como la obtención de la imprenta a bajo precio[viii].

            Al solicitar permiso al prior general Fray Gerardo Larrondo[ix] para fundar la revista Monseñor Francisco Javier Ochoa, le expone la finalidad de la revista: dar a conocer la misión de China y consciente de los gastos proyecta que ésta sea un medio eficacísimo para el aumento del fondo y disminución de los sacrificios económicos de la provincia para su edición.

            La revista “Todos Misioneros”, nace como revista propia de la misión de China, sin embargo, se pensó que ésta pasara a ser revista general de la Orden, situación que preocupó a Monseñor Ochoa y expone su sentir a fray Francisco Solchaga, definidor general: “. Son innumerables las necesidades que aquí tenemos, y nuestra madre la provincia es imposible que atienda a todas. Esta es la razón por que veníamos pensando hace muchísimo tiempo en fundar una revista para echarnos con ella a volar por esos mundos y buscarnos por ese medio la ayuda que necesitamos”[x].

            Las raíces misioneras de nuestra congregación están nutridas de pasión por el Reino, creatividad e ingenio para conseguir recursos para sostener las necesidades de la misión. Ese mismo espíritu ha de impulsar el interés por dar a conocer las misiones en las que se trabaja sembrando la semilla de la Palabra.

            Se valora el interés y cuidado por preservar la historia congregacional conservando y promoviendo el incremento de diversos materiales escritos, audiovisuales que son fuente de espiritualidad.

            En el año 1996, ante la necesidad de adecuar el lenguaje a la estructura de la Congregación al erigir las provincias, se revisó, en reunión de superioras mayores el Manual de Secretaría.

            El manual pretendió dar unidad y continuidad a la organización de los archivos y a la comunicación entre las diferentes instancias de gobierno de la Congregación y llamar la atención sobre la responsabilidad que tenemos de conservar los documentos que constituyen el patrimonio espiritual e histórico del instituto y acrecentarlo en lo que pueda ser de interés para las futuras generaciones de misioneras agustinas recoletas. Este no agotó todo el trabajo de secretaría, pero pretendió facilitar y hacer más eficaz la tarea de superioras y secretarias, en función de una mejor organización de la Congregación.

            Se le dio importancia al ARCHIVO, definido como “el depósito donde se guardan, organizada y ordenadamente, los testimonios escritos, gráficos o audiovisuales, producidos por cualquier institución…”, y su finalidad: Los archivos evidencian la vitalidad de un instituto: son la base indispensable para el conocimiento y transmisión de la vida de una congregación.

            Se dan pautas para toda la Congregación indicando que se hace necesario tener un acceso fácil al documento que se necesita: esto exige previamente una clasificación y ordenación del mismo. Se requiere una organización sencilla y práctica de los archivos que facilite el trabajo de nuestras secretarias y unas orientaciones que nos ayuden a redactar y remitir documentos, clasificarlos, guardarlos organizadamente; llevar el movimiento de los distintos actos de gobierno en lo que se refiere a casas, obras, personas; tener al día datos, fichas…etc.

            Se cuenta con el ARCHIVO GENERAL MAR (AGMAR). En él se conserva el historial de la Congregación; todo lo relativo a los fundadores, a las hermanas que nos han precedido en la historia, las casas y comunidades, etc. Parte de este historial existe también en los archivos de las jurisdicciones. Es un tesoro del que somos responsables y tenemos el deber de conservar y acrecentar en cada época histórica que nos toca vivir.

            Hasta el año 1968 todos los documentos están recogidos por temas, cronológicamente, sin protocolo y sin referencia de carpeta. A partir del año 1969 se introducen algunas modificaciones en la organización del AGMAR. Las principales son:

1)        Se ordenan los documentos en carpetas numeradas convencionalmente, de acuerdo a la serie que se le asigna a cada asunto.

2)        Al finalizar cada año, antes de archivar los originales, se sacan dos fotocopias de cada documento, que se encuadernan y son las que se usan para consultas o trabajos.

            El VII capítulo general en el año 1987, determina una nueva estructuración de gobierno en la Congregación. a) División en diferentes jurisdicciones: provincias, viceprovincias, delegaciones y casas dependientes del gobierno general. b) Nueva estructura de los secretariados generales, como órganos de carácter administrativo.

            En el XII Capítulo General, se discierne el camino a seguir, según la realidad congregacional, haciendo la opción por una nueva organización en la que “pasa de una estructura por jurisdicciones (provincias y viceprovincia) a un solo gobierno general (Cf. VI Determinación 1). En esta nueva organización se constituye el área de secretaría y comunicación, como un secretariado para atender este campo específico.

            En el ámbito de la comunicación, la Congregación ha sido cuidadosa en emplear estos medios para difundir el carisma y crear vínculos con personas e instituciones con las que entra en contacto, adaptándose a los cambios propios de la época.

            En la historia, podemos evidenciar los cambios en el uso de los medios de comunicación, empleados para la evangelización. Se han publicado varios libros, propios de la Congregación. Posteriormente se han implementado los medios de comunicación, creando material audiovisual y digital.

            En la actualidad se cuenta con la página Web a nivel congregacional, el blog del noviciado común, páginas web de colegios, facebook, twitter, instagram. A nivel personal se cuenta con un alto porcentaje de hermanas usando redes sociales y equipos de tecnología.

2) NATURALEZA, FINES Y PRINCIPIOS.

2.1 Naturaleza

            -El secretariado es un órgano de carácter administrativo y realiza su cometido dentro de los límites y normas señalados por la superiora general con el consentimiento de su consejo (Cfr.CC.167).

2.2 Fines

            -La secretaria general tiene a su cargo escribir, en nombre y por mandato de la superiora general, todo lo relacionado con los asuntos de la Congregación. Para los asuntos eclesiásticos, en virtud de su oficio, hace las veces de notario. Puede así mismo, extender certificaciones o declaraciones que dan fe de los distintos oficios, incluso ante las autoridades civiles (Cfr. CC. Nº 164).

            -La comunicación promueve la universalidad del carisma (Cf.CCN°62). Se puede considerar un eje transversal en todo el ser y quehacer de la vida personal, misionera, comunitaria y de interioridad. El conversar, alegrarse y escucharse mutuamente con agrado lleva a progresar en el amor y conocimiento mutuos (Cfr. CC. Nº60).

            En la dimensión misionera estamos animadas e impulsadas personal y comunitariamente al anuncio explícito del Cristo, quien a su vez “envió a los apóstoles al mundo entero para predicar el Reino de Dios como Él mismo había sido enviado por el Padre a “anunciar a los pobres la Buena Nueva…” (Is. 61,1-2).”

2.3 Principios

  1. Discernimiento:

            “El espíritu comunitario de la Congregación tiende a querer “configurarnos como comunidad, espacio humano habitado por la Trinidad, siendo testigos de unidad y fraternidad, conscientes de que la comunidad es sacramento de la presencia del Reino” para ello “El discernimiento debe llevarnos a distinguir y a diferenciar la voluntad de Dios de nuestra propia voluntad, o de nuestros propios caprichos” (Enrique Eguiarte). Nuestras reuniones de comunidad deberían ser los espacios para dialogar con serenidad, para aprender a escucharnos y para llevar a cabo los discernimientos comunitarios más domésticos y cotidianos, y también los de mayor alcance e incluso meta-comunitarios. Se nos invitaría a ser capaces de comunicarnos y de escucharnos con mayor profundidad e intensidad, evitando que se dé la gran paradoja del mundo contemporáneo: que los medios actuales de comunicación nos incomuniquen.[xi]

       2. Diálogo:

            “San Agustín, en los diálogos de Casiciaco, aplica la herramienta del dialogar para ir descubriendo la verdad…. San Agustín está convencido del gran valor que tenía el diálogo como instrumento que nos ayuda a caminar juntos por el sendero de la verdad y de la caridad, como señala el mismo Doctor de Hipona al inicio de su libro sobre la Trinidad: En consecuencia, quien esto lea, si tiene certeza, avance en mi compañía; indague conmigo, sin duda; pase a mi campo cuando reconozca su error, y enderece mis pasos cuando me extravíe. Así marcharemos, con paso igual, por las sendas de la caridad en busca de aquel de quien está escrito: Buscad siempre su rostro).[xii]

            La universalidad de nuestro carisma nos exige que cultivemos, entre otros valores, la comunicación con las hermanas de diferente nacionalidad, cultura, edad y mentalidad (Cfr. CC Nº62). Nuestro ser misionero nos anima e impulsa personal y comunitariamente al anuncio explícito de Cristo (Cfr. C.C Nº79).

       3. Conservación del patrimonio espiritual e histórico.

            “Buscad primero su Reino y su justicia, y todas esas cosas se os darán por añadidura”. San Agustín nos dice: “Lo primero hay que buscarlo como nuestro verdadero bien; lo segundo como algo necesario, por razón de ese verdadero bien” (CC. Nº 205).

            “El mismo Cristo estableció a su Iglesia como comunidad de fe, esperanza y caridad, para comunicar a todos la verdad y la gracia, integrada por mucha gente diferente y abierta además a todos los hombres, entre quienes ha de intercambiar y comunicar sus riquezas espirituales y las ayudas que ellos pueden prestarse”. Movida por el Espíritu, tiende a poner todos los medios necesarios, a fin de que la salvación de Cristo llegue a todos.”[xiii]

            “Otra parte del patrimonio cultural religioso se encuentra en los archivos y bibliotecas. No solamente los que pertenecen a la Iglesia, sino también aquellos depósitos de contenido religioso que han quedado en posesión de: Universidades, Nación y Provincias, Instituciones públicas y privadas, personas y familias, etc. Los archivos guardan un material muy variado, según los tiempos y asuntos (pergaminos, disposiciones y decretos, informes y crónicas, correspondencia, registros de personas, cuadernos y libros de administración, planos y bocetos, fotografías, etc.). Hoy en día dan lugar a la tarea de varias ciencias (paleografía, historia, estadística, sociología, demografía, etnología, economía, comunicación, etc.). Para entender la delicada riqueza de su contenido se los compara a un “álbum de familia”, complejo y frágil, que cuenta la historia de las personas y sociedades. Doblemente necesitados: de una llave de lectura para interpretarlo bien; y de especial cuidado por la fragilidad de sus piezas. Representan la memoria de una comunidad, que revela todas sus vivencias, alegres y tristes, conocidas o escondidas. Según la bella expresión de Pablo VI, los archivos eclesiásticos permiten contemplar al Cristo que escribe la historia, que pasa por el mundo dejando sus ecos y sus huellas. Las bibliotecas constituyen una fuente inagotable en su caudal de libros, revistas, folletos y demás impresos, además del material de estudio que se acopia y ofrece para la consulta: Es Cristo quien obra en el tiempo y escribe, ciertamente Él, su historia, de manera que los trozos que sueltos en los papeles que nosotros componemos son ecos y huellas del paso de la Iglesia, mejor dicho, del paso por el mundo del Señor Jesús.

            Y he aquí que, entonces, el tener admiración por estos papeles, por los documentos, por los archivos, quiere decir, como consecuencia, participar en el culto de Cristo, tener sentido de Iglesia, darnos a nosotros mismos y dar a quien vendrá, la historia del paso, es decir, del transitus Domini por el mundo”. Los antiguos centros de formación de la Iglesia han ido formando en sus bibliotecas un patrimonio enorme de impresos, que merece su valoración y requiere especial cuidado; sobre todo, cuando las instituciones cambian de objetivo, trasladan su sede, y/o dejan de ser lugares de enseñanza y de estudio. En los nuevos tiempos, la ciencia y la técnica van ofreciendo a las bibliotecas y archivos cada vez mejores instrumentos para la catalogación, conservación y uso práctico de sus depósitos.[xiv]

        4.Adecuado uso de los medios de comunicación

            Se promueve el adecuado uso de los medios de comunicación cuidando que su utilización favorezca la vida interior y la vida comunitaria.

            “El ordenador y las modernas tecnologías de la comunicación son armas poderosas, pueden ser utilizadas para el bien y para el mal, como todas las herramientas inventadas por el ser humano. Y pueden ser utilizadas para promover la justicia y los derechos humanos o pueden ser utilizadas al margen de toda ética y de todo respeto a la justicia y a la dignidad de las personas… Los religiosos y religiosas, como humanos que son, están expuestos también a todas estas seducciones. Por consiguiente, pueden hacer también esos usos perversos de los modernos medios de comunicación y de las nuevas tecnologías. Su profesión religiosa les obliga a ser mucho más exigentes y responsables en el uso de las modernas tecnologías de la comunicación, para evitar todos esos usos perversos”.[xv]

         5. Emplear las tecnologías para la evangelización y la pastoral vocacional.

            Como Congregación misionera participamos activamente en la misión de anunciar el Reino, empleando los medios que el momento histórico provee; Benedicto XVI, expresó sabiamente:

            “La capacidad de utilizar los nuevos lenguajes es necesaria no tanto para estar al paso con los tiempos, sino precisamente para permitir que la infinita riqueza del Evangelio encuentre formas de expresión que puedan alcanzar las mentes y los corazones de todos. En el ambiente digital, la palabra escrita se encuentra con frecuencia acompañada de imágenes y sonidos. Una comunicación eficaz, como las parábolas de Jesús, ha de estimular la imaginación y la sensibilidad afectiva de aquéllos a quienes queremos invitar a un encuentro con el misterio del amor de Dios. Por lo demás, sabemos que la tradición cristiana ha sido siempre rica en signos y símbolos…”[xvi]

             “En las redes sociales se pone de manifiesto la autenticidad de los creyentes cuando comparten la fuente profunda de su esperanza y de su alegría: la fe en el Dios rico de misericordia y de amor, revelado en Jesucristo. Este compartir consiste no solo en la expresión explícita de la fe, sino también en el testimonio, es decir, «en el modo de comunicar preferencias, opciones y juicios que sean profundamente concordes con el Evangelio, incluso cuando no se hable explícitamente de él»[xvii]

 3) SUJETOS DE LA ACCIÓN

Comunidades MAR

Instituciones educativas

Instituciones religiosas Seglares

Familiares

4) DOCUMENTOS DE REFERENCIA

-Constituciones.

-Directrices Generales de Formación

-Frontera Hegian N° 79. El ordenador y las Nuevas Tecnologías: una nueva frontera de la vida religiosa.

-Manual de secretaría

-Sagrada Escritura

-Documentos de la Iglesia

  1. MARCO OPERATIVO:

 

  1. CRITERIOS del secretariado para la reestructuración de cada comunidad. Expresan la visión que se quiere impulsar en el sexenio desde el carisma propio.

-Difundir nuestra espiritualidad, legado cultural, historia y forma de vida, como medio de evangelización.

-Contar con el manual de secretaria actualizado y sistematizado.

-Tener en cuenta las normas generales para llevar los documentos.

-Tener un solo archivo, el general.

-Tener archivo físico y digital de documentos oficiales.

-Definir el para qué de las comunicaciones, a qué instancias se dirige,

-Contar con canales de comunicación definidos: correos electrónicos institucionales, para las comunicaciones oficiales; redes sociales como página web, WhatsApp, Twitter, Instagram, canal de you tube.

-Contar con hermanas responsables de llevar el archivo en cada comunidad y /o país.

-Contar con hermanas o seglares responsables de recopilar material para publicar.

-Favorecer el diseño de canales de comunicación dinámicos.

-Reestructurar la página web, de acuerdo a la nueva organización.

-Determinar los tiempos de publicación (boletines, informativos).

-Nombrar       coordinadora de   comunicación  y  secretaria   y  formar        red de comunicación.

-Editar material de calidad.

  1. NORMAS

-Informar a las hermanas de las disposiciones de las superioras mayores, y llevarlas a efecto (Cf.CC.164.5).

-De las reuniones de comunidad, secretariados y de otros estamentos, se levanta acta según formato (Cf. CC.168.4).

-En la visita de la superiora mayor, examinar el archivo de la casa (Cf. CC. 114.4/ CC. 139.7).

-Tener en cuenta las normas de Derechos de Autor.

-Ley de protección de datos.

Para comunicación:

*La persona responsable de alimentar la página web, recoge información a través de las personas encargadas de colaborarle.

*Se publica semanalmente en la pág. web.

*Cualquier publicación antes de ser enviada, debe ser revisada.

*Se asumen las orientaciones de la persona responsable de dirigir la página web.

*Las hermanas, instituciones, comunidades, secretariados, etc, al hacer apertura de una cuenta, grupo…, debe enviar el dato a la encargada del directorio.

*Las claves de correos comunitarios, deben ser de conocimiento de la comunidad.

Para secretaria

*El archivo general consta de original y dos copias impresas.

*Todo documento debe ser enviado con firma y fecha.

*Se requiere mantener la ficha personal actualizada en el archivo general y en las comunidades locales.

  1. CLAVE DE VIDA:

            Lograr a nivel congregacional, mantener comunicación fluida, a tiempo y concreta de las actividades informes, proyectos y otros temas de interés, contribuyendo en el proceso de revitalización de la Congregación y el anuncio de la Buena nueva del Reino, mediante el uso de diversos medios digitales y la conservación del archivo general de la congregación.

  1. OPCIONES

 

OPCIONES

ESTRATEGIAS

1.Mejorar la comunicación personal e interpersonal en las comunidades MAR, empleando estrategias ágiles.

Fortalece la espiritualidad para dinamizar la conversión personal e institucional.

    Diseña y programa talleres de

formación, cursos virtuales, integrando teoría y práctica.

 

 

 

2 Valorar el archivo de cada comunidad y el archivo general, como fuente de información, formación y conservación del patrimonio espiritual e histórico de la Congregación.

Conoce y actualiza el método empleado para clasificar documentos.

Define instrumento para elaboración de crónica, relación anual, hechos notables, actas.

Elabora un módulo de formación sobre archivo congregacional para darlo a conocer a las hermanas en las etapas iniciales de formación y a las superioras

principalmente.

3. Reestructurar la página web como medio interactivo de comunicación.

Impulsa e implementa las redes sociales contando con asesorías idóneas.

Tiene hermanas preparadas para mantener activa la comunicación por las redes.

4.Emplear los medios de comunicación más adecuados de acuerdo a los fines de la congregación e implementar nuevas formas de comunicación.

Establece canales de comunicación para dar informaciones a las comunidades, grupos constituidos según necesidad.

Tiene un directorio actualizado con direcciones y números telefónicos.

5. Generar interés por leer y escribir.

Hace seguimiento a las comunidades sobre el aspecto comunicativo, a través del proyecto comunitario.

Capacita a las religiosas en el desarrollo de habilidades comunicativas.

Programa cursos para hermanas con aptitud para escribir.

6 Informar sobre los acontecimientos importantes de la vida de la Congregación.

6.1. Diseña formato de información determinando el período de publicación.

  1. ORGANIZACIÓN

 

  1. Organización

            El secretariado de secretaría y comunicación, está conformado por las hermanas: Olga Lucía Pérez R., consejera general, Elisa Beltrán, María Luisa Ortiz, Teresa Ma. Guirón, Miriam Horta.

            Al tener dos áreas relacionadas entre sí como son: secretaría y comunicación, se propone nombrar una hermana coordinadora para cada área.

–           Secretaría. Coordina todo lo referente a archivo general y de las comunidades locales, documentación oficial y textos escritos, busca e incentiva que se mantengan organizados y actualizados los archivos. Realiza su trabajo con el apoyo de otras hermanas o laicos en cada país o comunidad, según se requiera.

–           Comunicación. Coordina las publicaciones en redes sociales, busca e incentiva que las redes estén actualizadas y que toda producción audiovisual Congregacional esté bajo las normas requeridas. Realiza su trabajo con la ayuda de hermanas y la asesoría de personal idóneo en el área.

 

  1. ORGANIGRAMA SECRETARIA         –           COMUNICACIÓN

  1. ASPECTO METODOLÓGICO

–           Analizar la realidad de la congregación en los campos comunicación y secretaría.

–           Dinamización del aspecto comunicativo personal y comunitario para favorecer la solidez institucional y el fortalecimiento del carisma.

–           Organización en el campo de secretaría.

–           Diseño y ejecución del proyecto del secretariado.

–           Cada miembro del secretariado participa activamente en la elaboración del plan.

–           Toda acción se realiza en orden a alcanzar la clave de vida.

–           Dar prioridad a lo institucional.

 

[i] Cfr. “Cartas de Monseñor Francisco Javier Ochoa”. Edita Gobierno general Misioneras Agustinas Recoletas.

Leganés, Madrid, 31 de enero de 2000.

[ii] Ibíd. pp. 37

[iii] Pp.45

[iv] Pp.53

[v] Pp. 57

[vi] Pp. 183

[vii] Pp. 187

[viii] Pp.188,189

[ix] Pp.201-206

[x] Ídem. Pp. 200

[xi] (Tomado de Cenáculo de discernimiento. Pautas para el discernimiento comunitario Enrique A. Eguiarte Bendímez, oar. Pág. 193.)

[xii] Trin. 1,3,5

[xiii] Cfr. Arancibia, José María. El patrimonio religioso y cultural Anuario Argentino de Derecho Canónico Vol. XXI, 2015.

[xiv] Arancibia, José María., El patrimonio religioso y cultural Anuario Argentino de Derecho Canónico Vol. XXI, 2015.Pág 257.

[xv] Frontera Hegian N.º 79. Págs. 36- 38.

[xvi] Mensaje del santo padre Benedicto XVI para la XLVII jornada mundial de las comunicaciones sociales. Domingo 12 de mayo de 2013.

[xvii] Mensaje para la Jornada Mundial de las Comunicaciones Sociales 2011